Dokumendihaldus ettevõttes

Dokumendihalduse põhieesmärk on muuta ettevõtte või organisatsiooni tööprotsessid kiiremaks, lihtsamaks ja turvalisemaks. Tänapäeva dokumendihaldussüsteem (DHS) ei ole vaid failide kataloogisüsteem või keskkond ainult dokumentide hoidmiseks.

DHS pakutav efektiivsus seisneb järgmises funktsionaalsuses:

  • Automatiseeritud tööprotsessid - dokumentidega seotud tegevused on kontrolli all, midagi ei unune ning alati saab tagantjärgi kontrollida.
  • Dokumendid on lihtsalt leitavad.
  • Kiire juurdepääs dokumentidele sõltumata töötaja asukohast.
  • Dokumendipõhjad standardiseerivad dokumentide kasutust.

Riigi- ja erasektori dokumendihaldussüsteemid on erinevad. Avaliku sektori dokumendihaldus põhineb alati iga asutuse normdokumentidel ja seadusandlusest tulenevatel nõuetel. Erasektori vajadused tulenevad aga ettevõtete erinevatest äriprotsessidest.

 

BCSi dokumendihaldussüsteemi lühikirjeldus

Struktuur

Asi – kaustatüüp üht teemat puudutavate dokumentide kogumiseks
Sari – üht tüüpi dokumentide kogumiseks
Funktsioon – vastava funktsiooniga sarjade kogumiseks
 

Töövood

  • Sissetuleva kirja menetlus
  • Täiendusettepanekute küsimine
  • Kooskõlastamine
  • Allkirjastamisele saatmine
     

Dokumentide metaandmed

Kõik dokumendihalduses registreeritavad dokumendid luuakse lähtudes baasdokumentidest, mis sisaldab dokumendiga kaasaskäivat lisainfot – metaandmeid.
Lepingud – lepinguid käsitletakse Asjadena, mis tagab nende mugava halduse.
Dokumentide säilitusajad – säilitustähtajad defineeritakse säilitustähtaegade mallidena. 
Integratsioon MS Outlookiga - töövood saadavad Outlooki teatisi uutest tööülesannetest.

 

Küsi lähemalt:

Martin Vohla – ärilahenduste valdkonna juht
martin.vohla@bcs.ee




Sulge