SharePoint – avastamata väärtus vol3

Eelnevates artiklites oleme keskendunud SharePoint arendusplatvomi üldisele tutvustamisele ning lahenduse eelistele väike- ja keskmisesuurusega ettevõtetes. Tõsiasi, et paljud ettevõtted pole teadlikud oma serveris tasuta kasutamiseks mõeldud SharePoint arendusplatvormi olemasolust on hakanud muutuma. Miks muretseda kalleid eritarkvarasid kui kogu vajaminev funktsionaalsus tegelikult juba olemas on? Tihti piisab vaid vähesest seadistustööst või suisa oma töötaja koolitamisest, et digitaalse siseveebi, dokumendihalduse või muu töökorraldust efektiivsemaks muutva tarkvaraga algust teha.

Seekord tutvustame SharePoint töövooge ning oleme valinud nendest kaks. Töövooge on võimalik juurutada ka ilma eelneva siseveebi või dokumendihalduse olemasoluta. Tihti on ettevõtted alustanud SharePointi kasutamist just mõnest konkreetsest töövoost, mis kiirendab inimeste tööd ning hoiab kokku asjaajamiseks kuluvat aega.

  • Puhkusele mineku töövoog
  • Arvete kinnitamise töövoog
 

Puhkusele mineku töövoog

Nagu nimigi ütleb, muudab töövoog puhkuste arvestamise ning avalduste esitamise kiireks, lihtsaks ja mugavaks. Avalduse esitamiseks piisab kui täita vastaval veebivormil väljad ning ülejäänu eest hoolitseb süsteem juba ise. Pärast avalduse sisestamist saadetakse see kinnitamiseks vahetule ülemusele ning seejärel positiivse kinnituse saamise korral personalitöötajale ning raamatupidamisse. Kõik kinnitatud avaldused koondatakse ühtsesse kalendrisse, mis annab juhtidele ja kolleegidele selge ülevaate kes, millal ja kui kaua puhkusel viibib.Taustal informeeritakse osapooli töövoo etappidest e-posti teel.

 

Arvete kinnitamise töövoog

Suurem osa ostuarvetest saabub meile digitaalsel kujul. Enamlevinud vorminguks on PDF. Enamikes ettevõtetes trükitakse arved paberile, kinnitatakse käsitsi ning asetatakse arhiivi hoiule. Miks mitte teha seda kõike digitaalselt ilma paberit kulutamata ning arhiiviruume raiskamata. Samuti muudab digitaalne arvete kinnitamine juhtide töö paindlikumaks ja mugavamaks, kuna võimaldab kinnitada arveid ka kontorist eemal olles. Süsteem toimib väga lihtsalt – arved saab süsteemi üleslaadida käsitsi, või automaatselt kindlalt arvetele mõeldud meiliaadressilt. Lisada saab vajaliku info – raamatupidamisdokumendi numbri, kulukohad, konto jm ning suunata õigele inimesele või inimeste grupile kinnitamiseks. Kogu vajalik info, mida oleme harjunud paberarve peale kirjutama, säilitatakse süsteemis digitaalselt. Lisaks on elektroonse säilitamise eeliseks arvete kiire ülesleidmine ja sorteerimine vajalike parameetrite järgi. Samuti hoiab digitaalne ostuarvete säilitamine kontoris ruumi kokku ja on sõbralik ka looduse vastu.




Sulge